1. Postanowienia ogólne
Polityka Prywatności niniejszej strony przedstawia zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu internetowego Biuro Rachunkowe 'WR' Weronika Romanowska dostępnego pod adresem https://onsiteeventgroup.com. Dokument opisuje w szczególności, jakie dane są zbierane, w jakim celu są przetwarzane oraz jakie środki bezpieczeństwa stosujemy, aby chronić dane osobowe klientów, partnerów oraz użytkowników strony.
Organizowane przez nas mobilne eventy i rozrywka tematyczna mają charakter wyłącznie rozrywkowy. Wszystkie gry (w tym poker, ruletka, blackjack i inne gry stołowe) odbywają się z wykorzystaniem żetonów, punktów lub innych fikcyjnych jednostek, bez jakichkolwiek stawek pieniężnych i bez realnego hazardu.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Biuro Rachunkowe 'WR' Weronika Romanowska (dalej: „Administrator”), odpowiedzialny za bezpieczeństwo oraz prawidłowe przetwarzanie wszelkich danych osobowych przekazanych przez klientów, partnerów biznesowych oraz użytkowników strony internetowej.
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”), a także z krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.
3. Zakres gromadzonych danych
W związku z korzystaniem z naszego serwisu, formularzy kontaktowych oraz usług związanych z organizacją wydarzeń zbieramy wyłącznie dane niezbędne do obsługi zapytań i realizacji usług. W zależności od kontekstu mogą to być w szczególności:
- podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- dane kontaktowe, w tym adres e‑mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny lub adres miejsca realizacji wydarzenia,
- informacje dotyczące planowanego wydarzenia (rodzaj eventu, przewidywana liczba uczestników, preferowany termin, lokalizacja, wybrane pakiety usług),
- dane rozliczeniowe i fakturowe w przypadku zawarcia umowy,
- dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, dane statystyczne o ruchu w serwisie),
- dane zbierane za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii – zgodnie z odrębną Polityką Cookie.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach konieczne do zawarcia i wykonania umowy lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
4. Cel przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach, związanych z funkcjonowaniem serwisu oraz realizacją świadczonych przez nas usług rozrywkowych. W szczególności:
- obsługa zapytań przesyłanych poprzez formularze kontaktowe oraz dane kontaktowe dostępne na stronie,
- przygotowanie i przedstawienie ofert dotyczących organizacji wydarzeń,
- zawarcie i realizacja umów na organizację eventów, w tym logistyka, planowanie scenariuszy imprez, transport mobilnego sprzętu, obsługa techniczna i personalna,
- prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych,
- utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientami oraz partnerami, także w trakcie przygotowania i realizacji wydarzeń,
- przesyłanie – po wyrażeniu odrębnej zgody – informacji handlowych i marketingowych (np. aktualnych ofert, informacji o nowych pakietach, inspiracjach eventowych),
- tworzenie analiz i statystyk dotyczących korzystania z serwisu internetowego w celu jego optymalizacji oraz zapewnienia wysokiej jakości obsługi,
- zapewnienie bezpieczeństwa technicznego serwisu oraz zapobieganie nadużyciom.
5. Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się wyłącznie na podstawach prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności:
- zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – m.in. na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub przetwarzanie danych w celach marketingowych,
- niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w celu przygotowania oferty, organizacji oraz realizacji wydarzenia,
- wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w szczególności wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – m.in. w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, prowadzenia analiz statystycznych, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i komunikacji z użytkownikami.
W każdym przypadku, w którym podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik ma prawo ją w dowolnym momencie wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
6. Udostępnianie danych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem przy realizacji usług, w zakresie niezbędnym do wykonania zawartej umowy lub zlecenia. Dotyczy to w szczególności:
- podmiotów zapewniających wsparcie techniczne i logistyczne wydarzeń (np. transport, nagłośnienie, oświetlenie, obsługa techniczna sprzętu),
- podmiotów świadczących usługi hostingowe i informatyczne związane z funkcjonowaniem serwisu internetowego,
- firm księgowych i doradców prawnych współpracujących z Administratorem,
- instytucji i organów uprawnionych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania) – wyłącznie w zakresie wymaganym przez prawo.
Wszyscy dostawcy usług, którzy przetwarzają dane w imieniu Administratora, zobowiązani są na podstawie umów do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z RODO. W szczególności są to:
- prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych,
- prawo sprostowania (poprawienia) danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne,
- prawo żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora lub w celach marketingu bezpośredniego,
- prawo do przenoszenia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce).
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt zgodnie z zasadami opisanymi w sekcji „Kontakt w sprawach prywatności”.
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności:
- dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa,
- dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych),
- dane przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody – do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
- dane techniczne i statystyczne dotyczące korzystania z serwisu – przez okres niezbędny do prowadzenia analiz oraz zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.
9. Ochrona danych
Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych naszych klientów, partnerów oraz użytkowników strony. W szczególności:
- stosujemy odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu do danych oraz ich przetwarzania,
- ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i odpowiednio przeszkolonych,
- korzystamy z nowoczesnych rozwiązań serwerowych i zabezpieczeń sieciowych zgodnych z dobrymi praktykami branżowymi,
- regularnie monitorujemy środowisko IT w celu wykrywania potencjalnych zagrożeń,
- stosujemy środki organizacyjne, takie jak polityki bezpieczeństwa i procedury postępowania w razie incydentów.
Mimo stosowania środków bezpieczeństwa żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego wyeliminowania ryzyka. Dokładamy jednak wszelkich starań, aby ryzyko to było maksymalnie zminimalizowane.
11. Zmiany w polityce prywatności
Polityka Prywatności może ulegać zmianom, w szczególności w przypadku zmian obowiązujących przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu lub modyfikacji sposobów przetwarzania danych osobowych. Zaktualizowana wersja Polityki jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej w niniejszej zakładce.
O istotnych zmianach w treści Polityki możemy informować za pośrednictwem serwisu lub – w uzasadnionych przypadkach – drogą elektroniczną.
12. Kontakt w sprawach prywatności
W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, chęci realizacji przysługujących praw lub zgłoszenia zastrzeżeń związanych z ochroną danych prosimy o kontakt z Administratorem przy wykorzystaniu danych wskazanych w zakładce Kontakt.
W treści zapytania prosimy – w miarę możliwości – o doprecyzowanie, jakiego zakresu danych lub jakiej usługi dotyczy zgłoszenie, co ułatwi i przyspieszy udzielenie odpowiedzi.